Privacy Statement

Bij inschrijving vragen wij een aantal gegevens in het inschrijfformulier, al dan niet verplicht, achter te laten. Deze gegevens worden versleuteld opgeslagen en door ons voor de onderstaande doeleinden gebruikt.

Algemene NAW gegevens:

• ten behoeve van registratie van deelnemers, vrijwilligers en supporters;
• planning van onder andere de accommodatie op basis van aangegeven voorkeur en bij uitblijven van deze informatie op basis van filtering op NAW gegevens.

Telefoonnummer(s):

• ten behoeve van het persoonlijk kunnen contacten over de inschrijving, gestelde vragen en/of organisatorische issues van invloed op de ingeschrevene.

Emailadres:

• ten behoeve van het automatisch genereren van antwoord en regelmatig te verzenden informatiemail omtrent inschrijving deelname en bijzonderheden rond ColSensation;
• toekenning en informeren van inloggegevens voor gebruik van de ColSensation webomgeving (persoonlijke aktiepagina);
• emailadres is de gebruikersnaam voor het inloggen op de website van ColSensation.

Persoonlijke gegevens:

• geboortedatum gebruiken wij om de leeftijd te kunnen vaststellen, zodat leeftijdsgebonden reglementen opgevolgd kunnen worden;
• medische gegevens ten behoeve van de  beoordeling van evenement-arts voor of tijdens het evenement;
• medische gegevens wordt expliciet alléén gedeeld met de evenementen-arts.

Deelnemer specifieke gegevens:

• planning van de verschillende activiteiten op de actiedag;
• maatgegevens voor bestellen of vertrekken van evenement kleding.

Vrijwilliger specifieke gegevens:

• planning van de verschillende activiteiten/inzet in voorbereiding op en tijdens het evenement;
• maatgegevens voor bestellen of vertrekken van evenement kleding;
• certificering voor EHBO en/of AED ten behoeve van juiste medische verzorging bij een calamiteit en indeling van de vrijwilligersposten.

ColSensation verhandelt nooit persoonsgegevens.
ColSensation deelt geen persoonlijke gegevens met derden, tenzij de gegevens strikt noodzakelijk zijn om operationele zaken rondom het evenement te kunnen regelen, zijnde:

• accommodatie; ten behoeve van reservering, indeling en registratie en tijdsduur gebruik appartementen;
• (lokale) hulpdiensten; ten tijde van een calamiteit en/of overdracht van zorg van de ingeschrevene;
• KWF; alleen voornaam en mobiele telefoonnummer ten behoeve van de persoonlijk succes wens via SMS.

Als bezoeker van de website is zichtbaar:

Per ingeschrevene:

• voor- en achternaam;
• profielfoto;
• deelname type: deelnemer, vrijwilliger of supporter;
• inschrijfnummer;
• motivatie;
• donaties;
• lidmaatschap van het team;

Per team:

• teamnaam;
• teamleden per team;
• donaties aan teams.

Als je bent ingelogd zie je naast bovenstaande ook:

• alle gemaakte keuzes van je inschrijving op je persoonlijke pagina

Wanneer er geld wordt gedoneerd of factuurbetalingen worden uitgevoerd maken wij gebruik van de betaling via iDeal verzorgt door MultiSafePay. Wij leggen alleen die gegevens vast welke benodigd zijn om de controle op juistheid van donaties en betalingen te kunnen te kunnen uitvoeren.

T.b.v donaties zijn dat:

• naam van de donateur(s);
• donatie wel of niet anoniem is;
• het bericht dat wordt achtergelaten voor de ontvanger, dit wordt zichtbaar op de persoonlijke of teampagina;
• inschrijfnummer of teamnummer waar de donatie voor bestemd is;
• datum/tijd van betaling;
• wel of geen doorbelasting van transactiekosten aan donateur.

T.b.v. betalingen zijn dat:

• het inschrijfnummer van wie de betaling is.
• het ‘product’ (inschrijfgeld, factuur) m.b.t. tot de betaling
• het bedrag en datum/tijd van de betaling

Maximaal 2 maanden na afloop van de ColSensation-editie, worden alle hiervoor beschreven gegevens, gerelateerde webpagina’s, berichten e.d. volledig geschoond, gewist en vernietigd.